Организация мероприятия часто может показаться сложным процессом для непосвященных. Имея так много доступных вариантов, важно не отставать от своих требований, чтобы не быть перегруженным. Ваше первое задание будет состоять в том, чтобы перечислять в порядке приоритета все аспекты события, которые необходимо охватить. Например, в мероприятии по созданию корпоративной команды вы хотели бы рассмотреть дату события, размер команды, продолжительность мероприятия, идеальное местоположение, настройку подиума и аудиовизуального оборудования, природу упражнений, необходимости в стационарных, сидениях, привлечении спикеров или руководителей групп, любого другого оборудования, которое помогло бы упражнениям, а также потребности в прохладительных напитках и / или еде.

Как только у вас есть эта информация, ваш первый заказ бизнеса будет определять идеальное место, которое будет отвечать всем вашим требованиям. Если у вас есть команда из шести-двенадцати человек, включая лидеров группы и докладчиков, вы избегаете больших конференц-залов и будете стремиться к небольшому залу заседаний или частному лаунджу. Группы, которые будут забронированы в течение дня и должны быть поданы на обед и / или еда, лучше подходят для банкетного зала или конференц-зала с фуршетом, установленным сзади. Тесная близость участников друг к другу и хозяину создаст необходимую среду для мероприятия по созданию команды.

Потребность в аудиовизуальном оборудовании повлияет на ваш выбор места проведения. Площадки под открытым небом лучше всего подходят для сдержанных событий, которые не требуют проекторов для презентаций или столов для письменных упражнений. Ежегодные общие собрания, презентации по продажам или корпоративные учебные курсы будут казаться неудобными и неприличными, если их проводить на открытом воздухе. Еще один вариант, который можно рассмотреть, помимо традиционного внутреннего / наружного места, — это место на зафрахтованной яхте, достаточно большой для размещения вашей группы и экипажа. Запускаемые продукты и события PR, которые вызывают впечатление, найдут это хорошей возможностью для просмотра как инновационного и настройте тон для события.

Если ораторы или VIP-участники путешествуют на большие расстояния, чтобы принять участие в мероприятии, вы могут захотеть ознакомиться с наличием оговорок отеля для них со времени их запланированного прибытия до запланированного вылета. Групповые бронирования обычно получают лучшие тарифы. Если вы продолжаете использовать одно и то же место и гостиницу для каждого последующего мероприятия, вы можете рассчитывать на то, что вам будут предложены скидки или другие награды в знак признания. Рассматривая лучшие цены, лучше выбрать отель в непосредственной близости от места проведения мероприятия, чтобы сократить время, затрачиваемое на поездку. Это особенно полезно, если мероприятие охватывает несколько дней, как в случае выставок и конвенций, где участники должны присутствовать с утра до позднего вечера.

После того, как место встречи зарезервировано, были выбраны напитки / меню , и все участники были подтверждены, вы можете заглянуть в мельчайшие детали мероприятия. Если это событие для создания команды, вам нужно поговорить с лидерами группы, чтобы узнать особенности их требований к их презентациям. Если кто-то намеревается запустить слайд-проектор, вам нужно знать, сколько времени потребуется, чтобы настроить, имеют ли они своих помощников или нуждаются в помощи, имеют ли они какие-либо специальные инструкции, например, раздавать листовки или другие предметы , и так далее. Если спикеру требуется 15-20 минут, чтобы настроить его, было бы более уместным для его презентации следить за перерывом для закусок, чтобы не заставлять аудиторию ждать. Любая подготовка, которая длится дольше пяти минут, даже после блестящей презентации, нарушит импульс, и аудитория, потерявшая интерес, может быть трудно восстановить. На мероприятии, посвященном сбору команды, семинаре или учебном мероприятии, участникам может быть предоставлено письменное упражнение, чтобы они активно занимались, пока готовится следующая презентация.

Идеальное место должно быть достаточно освещено, должно быть достаточно большим, чтобы группа, но не такая маленькая, чтобы быть клаустрофобией, должна включать зону для прохладительных напитков, должна соответствовать техническим требованиям различных докладчиков и для посетителей из-за города, должна быть легко найти. Поскольку многие конференции, встречи и даже церемонии награждения проводятся за пределами штаб-квартиры корпорации по той или иной причине, конкуренция может быть жестокой среди поставщиков мест. Это окажется преимуществом для взыскательного менеджера событий, который сможет получить наилучшую цену за лучшую цену.

С вашим списком приоритетов вы бы подтвердили все свои заказы, наблюдали за всеми необходимыми мероприятиями в соответствии с специальные инструкции, которые вы дали каждому оратору, и будьте уверены, что ваше мероприятие будет успешным.

Leave comment

Your email address will not be published. Required fields are marked with *.